Hoe realiseer je de conversie van een verzekerings-portefeuille

Overnames zijn een regelmatig voorkomend fenomeen in de verzekeringswereld. Ondanks de voordelen die het beide partijen oplevert komen daar operationeel uiteraard ook uitdagingen bij kijken. In deze blog zoomen we in op een veelvoorkomend probleem bij overnames in de wereld van verzekeraars, een die ongetwijfeld ook in veel andere takken van sport regelmatig voorkomt: de integratie van de verschillende ‘oude’ systemen, klanten, producten en clausules in het systeem van de overnemende organisatie. Immers, elke verzekeraar kent zijn eigen historie van applicaties en producten.  We nemen je graag mee in de grootste uitdagingen uit de dagelijkse praktijk en presenteren een handig stappenplan om de benodigde conversie uit te kunnen voeren.

De uitdaging bij de integratie van systemen: elke verzekeraar is uniek

Het feit dat elke verzekeraar een eigen werkwijze, software en producten heeft, betekent ook dat elke conversie ten behoeve van die integratie om een unieke aanpak vraagt. Na jaren van dit maatwerk namens House of Bèta heb ik daar uitgebreide ervaring mee. Met een simpel stappenplan deel ik graag  een aantal tips en tricks die jou als (ambiërend) dataprofessional of organisatie inzicht geven in de mogelijkheden en valkuilen.

Waar de kansen liggen voor effectieve conversies

Belangrijk is het allereerst om te beseffen dat, ondanks de noodzaak van maatwerk, je wel altijd te maken hebt met universele componenten binnen de operatie van elke verzekeraar. Als het goed is komen in de portefeuille van elke verzekeraar namelijk verschillende zaken terug die vergelijkbaar zijn en daarom integratie ook mogelijk maken. Denk daarbij aan productkenmerken, clausules, premieberekeningen, prolongatie en natuurlijk communicatie met de klanten. Hoewel dit kansen biedt voor de benodigde integratie van bron- en doelsystemen van de betrokken organisaties blijkt het tijdig, volledig, juist, auditproof en binnen budget uitvoeren van conversies bij overnames en fusies regelmatig een uitdaging. Een specialist in huis halen of hebben met kennis van data, IT en business analyse is daarom extra waardevol.

Vijf best practices voor een succesvolle conversie bij systeemmigraties

Zoals elke conversie vraagt om maatwerk heeft ook elk migratieproject zo zijn bijzonderheden. Toch kan ik zeker vijf in de praktijk bewezen tips delen waar je absoluut aan moet denken voor een succesvolle conversie en migratie.

1. Creëer een multidisciplinair team van senior specialisten, waarbij elke specialist voldoende mandaat heeft namens de business line. Niets gooit de conversieplanning zo in de war als onvoldoende besluitkracht om de geplande acties uit te voeren. Daarnaast dienen de leden van dit kernteam vrijgesteld te worden van reguliere werkzaamheden voor volle focus op het conversietraject. Voor regie vul je dit team aan met een ervaren projectleider. Je completeert je conversie-taskforce met een aantal business analisten. Hoe groot het team wordt, hangt uiteraard af van de scope van het migratieproject.
2. Gebruik de PRINCE2-methodiek om het project in goede banen te leiden, combineer dit met de SCRUM-werkwijze. Hak de portefeuille dus op in behapbare stukken, werk in sprints, evalueer en verbeter. Mijn ervaring is dat dit tot de beste resultaten leidt.
3. Start met de makkelijkste 80% van de portefeuille en werk daarna de complexere 20% verder uit. Dit geeft het project een soepele start, geeft energie voor het aanpakken van de complexere componenten en helpt daarom bovendien bij het tijdig opleveren van de conversie
4. Werk de conversie parallel uit in twee OTAP-ontwikkelstraten, waarbij een business analist voor het tweede team het controlespoor en de verantwoording of audit.
5. Kies altijd voor een conversietechniek van Excel tot C# die past bij de administratiesystemen en de skills van je IT. Excel en VBA bieden uitstekende mogelijkheden om gerobotiseerd polissen in een administratiesysteem in te voeren, maar inmiddels bestaan verschillende applicaties die voorzien zijn van een module om data rechtstreeks in het nieuwe systeem te stoppen.

De meest voorkomende complicaties bij conversies in de praktijk

Uiteraard levert een goede aanpak nog geen eenvoudige conversie. De meest voorkomende complicaties die ik ben tegengekomen zijn als volgt:

1. Het ‘oude product’ past niet in het nieuwe product.
   In dat geval kiest men vaak voor de oplossing via de ‘Best of both worlds’ clausule, oftewel de oude polisvoorwaarden worden gevolgd als deze een ruimere dekking geven en anders gelden de nieuwe polisvoorwaarden. Een tweede oplossing is het nieuwe product uitbreiden met de benodigde opties om de conversie te realiseren. Let bij deze oplossing wel op dat dat eerst de oude voorwaarden en clausules ‘gerationaliseerd’ dienen te worden. Dat wil zeggen dat deze technisch en inhoudelijk aansluiten op de polissen binnen het nieuwe systeem.
2. Er is sprake van data-vervuiling.
   Bij het “opruimen” van oude systemen komen namelijk vaak zaken naar voren die niet meer worden geaccepteerd door het nieuwe doelsysteem. Denk aan een verzekerde die geboren is in 1900, maar ook handmatig aangepaste polisvoorwaarden die specifiek voor een klant zijn opgenomen.  Het is dan dus niet mogelijk deze polissen direct geautomatiseerd om te zetten naar een nieuw systeem.Dit vraagt om slimme oplossingen. Met onder andere robotisering en geautomatiseerde correcties kun je het probleem van data-vervuiling oplossen. Met de IT-specialisten die je na tip 1 hebt ingeschakeld moet dit geen probleem zijn.

Meer weten over conversies?

Als Principal Consultant binnen House of Bèta en de Redmore Group heb ik bij opdrachtgevers zoals a.s.r. en ABN AMRO ervaring opgebouwd met conversies op maat, zowel in de uitvoering als in de begeleiding van het proces. Wil je meer weten over werken bij House of Bèta, het onderwerp conversies of heb je binnen jouw organisatie prangende vraagstukken op het gebied van data- en procesanalyse. Neem dan contact op!

Nils Kampers | Principal Actuarieel Consultant |  nils.kampers@houseofbeta.nl | 0610224040