Leestijd
Herken je dit? Medewerkers die in een drukke situatie door mappen en bestanden bladeren op zoek naar het juiste protocol. Checklists die ergens zijn opgeslagen, maar niet altijd up-to-date zijn. Informatie die er wel is, maar op het verkeerde moment niet gevonden wordt. Dit is een patroon dat wij bij veel organisaties tegenkomen. De uitdaging zit niet in een gebrek aan documentatie, maar juist in de hoeveelheid ervan. Justin, consultant van House of Bèta, heeft hier aan een oplossing gewerkt.
De uitdaging bij onze opdrachtgever
Bij een van onze opdrachtgevers lagen protocollen en checklists verspreid over veel bestanden en mappen. In reguliere situaties was dat te beheren, maar in (nood)situaties waar snelheid en nauwkeurigheid cruciaal zijn, zorgde die versnippering voor onnodige vertraging. De vraag was: hoe zorg je ervoor dat medewerkers op elk moment snel de juiste informatie kunnen vinden en direct kunnen toepassen?
De oplossing: een interne AI-chatbot en procesautomatisering
We zijn gestart met het ontwikkelen van een interne AI-chatbot die medewerkers ondersteunt bij uiteenlopende situaties en noodgevallen. De chatbot maakt gebruik van de bestaande protocollen en checklists van de organisatie en begeleidt gebruikers stap voor stap door de juiste procedures. Geen zoekwerk meer, maar direct het antwoord dat past bij de situatie.
Daarnaast is via Power Automate een automatiseringslaag toegevoegd. Checklists worden nu automatisch geüpdatet en direct naar de juiste locaties gestuurd. Medewerkers werken daardoor altijd met de meest actuele versie, zonder handmatige tussenstappen.
Parallel hieraan is met Copilot Studio gewerkt aan een AI-model dat snel door grote hoeveelheden documenten zoekt en relevante antwoorden geeft op diverse vragen. Deze functionaliteit liet veel potentie zien. Binnen de beschikbare tijd was verdere optimalisatie nodig om de nauwkeurigheid volledig te waarborgen, wat een logische vervolgstap is in het traject.
Het resultaat
De oplossing draagt bij aan snellere toegang tot kritieke informatie en verhoogt de efficiëntie van dagelijkse processen. Medewerkers worden ondersteund in het nemen van de juiste acties op het juiste moment, zonder dat ze daar zelf uitgebreid naar hoeven te zoeken.
Klaar om versnipperde informatie om te zetten naar een werkende AI-oplossing?
Benieuwd wat een interne AI-assistent voor jouw organisatie kan betekenen? Laten we in gesprek gaan over de mogelijkheden die wij voor jouw team kunnen realiseren.
